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ERP基础数据收集8个步骤!

ERP的重要作用就是对企业信息的整合,而信息的载体和表达都要通过数据完成••。对项目实行来讲,基础数据的筹备工作难度最大••。

 

75秒赛车   首先,基础数据涉及面广,涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息••。物料基础信息,产品结构数据,会计科目,供给商客户信息,部门¶••⊿工厂¶••⊿仓库¶••⊿车间信息等等属于可见信息,这些信息在手工作业中也会用到••。不可见信息如单据类型¶••⊿仓库性质¶••⊿打算参数等,这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的,它们会影响到系统盘算••。

 

  另外,基础数据筹备的工作量大,以上各类信息的记载数从几个到几十万都有,而每条记载包含的字段又可多达上百个,两者的乘积简直是天文数字,通常造成项目延期的原因有90%来自于基础数据收拾••。

 

  数据的正确性是最重要的,基础数据是许多程序正确运行的基础,如物料打算和生产打算就是根据物料文件设定的提前期¶••⊿库存量¶••⊿BOM结构等盘算得到的,如果其中任何一个数据与实际不符,打算成果就将没有任何领导意义••。

 

  正是因为基础数据具有这些特点,从而造成了收集筹备工作量大¶••⊿难组织,一般需要多个部门和谐,投入的人力和时间都比较多,见效周期长,因此阻力也是很大的••。

 

  为了赞助企业更有效地实行ERP,下面谈一下如何快速¶••⊿低成本¶••⊿低毛病率地完成基础数据筹备••。

 

第一步:断定工作领域

 

  首先根据ERP项目领域断定哪些数据需要筹备,然后断定参与部门和人员配备,进而断定工作打算,切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做,必须对此项工作的艰巨程度有充分的认识••。工作打算中还要注意安排定期的会议,以方便工作人员之间沟通••。

 

第二步:建立必要的编码原则

 

  ERP软件对数据的管理是通过编码实现的,编码可以对数据进行唯一的标识,并且贯穿以后的查询和利用,建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵守的原则,也为复杂的数据断定了数据库可以辨认的唯一标识方法,所谓磨刀不误砍柴工,大家切不可急于求成,疏忽了这些重要的工作••。

 

  另外,编码原则的制定属于企业级标准的建立,应当按照ISO9000的标准制定和管理,尤其对于量大的基础数据(如物料主文件的编码)必须由多个部门共同断定方案••。

 

第三步:建立公用信息

 

75秒赛车   建立的公用信息包含公司¶••⊿子公司¶••⊿工厂¶••⊿仓库¶••⊿部门¶••⊿员工信息¶••⊿货币代码等基础信息••。这些数据会在其他基础数据中被引用,并且数据量不大,可以利用较少的时间和人力完成••。如果收拾其他数据的时候创造缺乏公用信息再补的话,整体效率和进度会大打折扣••。

 

第四步:BOM结构的断定(根据企业情况可选)

 

  如果企业利用生产系统¶••⊿打算或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据••。这里首先应当明确原料到半成品¶••⊿半成品到产品的级次关系,这步工作的难点是半成品设定的问题••。如果半成品设定层次少或层次不设定,今后的统计分析就不能细化;如果半成品设定多,就会大大增长数据量••。如果遇到下列情况,那么半成品要设置编码管理:对半成品建立库存账¶••⊿或者采用安全库存管理¶••⊿半成品对外销售或用于售后服务,除此以外半成品尽量不用编码,也不用录入软件系统,BOM 每多一层,相应增长BOM数据量的同时还会增长物料信息的数据量,我个人的观点是尽量少的BOM阶次可以使这项工作处于可控状态••。

 

第五步:收集第一手材料,将本来的离散数据从不同部门集中

 

  在这些离散数据中,仅物料基础信息一项,字段就包含生产¶••⊿采购¶••⊿销售¶••⊿库存¶••⊿财务的信息••。在这步中,应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转,让各部门将与自己相干的数据填入表格,完成后传递给下个部门,以此类推,直到完成此步工作••。在工作中应注意传递的安排,传递路径需提前断定••。为了保证工期,可以让不同部门同时开端,然后交叉传递,或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门••。同时,将每张发出的表格统一编号(唯一),并在部门间交接时作好记载,这样不仅可以把持进度,还能避免数据丧失••。

 

第六步:数据检查

 

  (1)完整性检查:完整性即记载数量是否完整••。可以请企业中有经验的人员复查或盘算一下总数,将其和历史数据比较••。同时还要检查字段的完整性,所有的ERP软件都有必须输入的字段,如果缺乏这些字段就会造成系统的不稳固,如物料的提前期¶••⊿默认仓库等••。另外还有一些非软件请求的必须输入的字段,对企业今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查领域,例如客户分类和所属地区等••。

 

  (2)正确性检查:正确性的领域很广,这里不做一一阐明,可以由企业自己根据需要制定检查原则••。有些毛病如会计科目是资产类型的,但是因为人为毛病输入成负债类型的,再比如有的物料是采购来的,但是录入成自制件,这样的毛病在系统上线前必须创造并纠正••。

 

  (3)唯一性检查:数据的唯一性应当从两个角度检查,常见毛病有多个实物编成同一个编码,如果以后录入系统,成熟的ERP软件会提示编码已经存在,并拒绝吸收••。同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝,这种毛病ERP软件是创造不了的,必须利用人工查找,否则在上线后会产生多个账务毛病••。

 

  在纠正毛病的同时,要做好材料版本的把持,这个工作在多部门参与的数据收拾工作中尤为重要••。曾经有个客户,多个部门都在同时修正一份雷同的材料,修正之后的文档中只有自己的一部分数据是正确的,其他部门数据还是毛病的••。在录入数据时,无论以谁的数据为准都是不行的,必须用正确的数据调换毛病数据落后行合并才行••。由此可见,针对每类数据都应当设置负责部门和负责人员,每次修正后由负责人员将文档的版本更新,同时旧版本数据也要保存••。这样做可将误操作的丧失降低到最小••。

 

第七步:将数据录入软件系统

 

  录入前应当将基础数据原始档案归档,对于以电子文档保存的数据,应当将数据备份好,并注明收拾人员¶••⊿完成时间和最后版本,如果是打印的纸介质,应当将其保存在专门的文件柜中,作为重要文档管理••。

 

  接下来的的录入工作是艰巨而枯燥的重复工作••。通常的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种••。这些方法各有利弊••。

 

  (1)所有软件都供给录入界面,可以调集人员将数据逐条录入,或者利用软件的复制功效复制类似的数据,然落后行要害字段的修正••。这种方法比较安全,完善的ERP软件会在录入的同时主动查错,大多数前期未查出的毛病可以在录入时被系统提示并禁止录入,由此保证数据的正确性••。这种方法的毛病是工作量大,完成时间和记载条数是倍数的关系••。如果数据量不大,推荐利用此方法,安全¶••⊿可靠,事后检查工作量也小••。

 

  (2)如果项目组中有数据库高手,并且用人工录入在人力和时间上都不能实现,可以采用直接导入数据库的方法,这样做的优点是效率高,完成时间与数据表个数成倍数关系••。毛病是隐含毛病多,不易检查,曾经有个客户在上线几个月后创造有问题,重复检查后创造是数据中有个字段空缺造成的,但是录入的数据是可以由系统主动填写默认值的••。如果采用此方法,应当在前面的检查工作中设定严格的检查步骤,尤其在正确性检查中,对重要字段要逐个检查,这项工作可以利用各种软件技巧赞助人工进行••。

 

  (3)另外一种方法联合了以上两种方法的优点••。曾经有一个客户开发了一个程序模仿人工工作,基础原理是首先从电子表格中读一条记载的第一个字段(模仿人眼看数据的功效),然后在ERP录入界面中的相应字段录入该数据(模仿人手的操作),再次读下个字段,再次录入程序……此记载完成后转下一条记载••。此方法利用程序的录入界面录入,继承了界面录入的错池功效,同时和数据导入相比,不需要人工干涉,可以一天24小时的工作,速度也是很高的,不过需要高程度的程序员,至今还只见过一个客户成功采用过此方法••。

 

第八步:系统检核

 

75秒赛车   完成录入工作后仍然不能彻底放松,必须再次检查,此时最好的方法是利用软件程序测试数据,例如将数据库备份成一个新的数据库,将企业常用的流程在新数据库中做一遍,通过检查成果的正确性来验证基础数据的正确性••。

 

  在收集和收拾这两个步骤中,各企业根据自身员工的技巧和专长,通常会用一些工具软件赞助数据收集和收拾工作,常用的有MS Excel¶••⊿Access¶••⊿FoxPro¶••⊿SQL server等••。利用工具软件不仅能大大进步收集和收拾的效率,更大的优势是能够查错,下几条简略指令就可以创造大部分毛病,如果依附人工比对检查,所需的时间和工作量都是企业无法遭遇的••。

 

75秒赛车   ERP基础数据筹备这项工作的重点不是在数据本身,周密的打算和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段••。

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