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ERP物料编码的意义及经验浅谈

对于制作企业而言,物料管理的地位是不言而喻的••。成千上万种物料,如果没有可做唯一标示的物料代号,而仅靠物料名称或者其它道路作管理根据,很难想象企业如何合理管理物料••。物料的名称¶••⊿规格等都不能作为差别物料的标示,同名同规格的物料总是存在的••。要实现物料的科学管理,物料编码是基础••。

 

75秒赛车   为了对物料实现统一编码,许多企业特别是大中型企业,通常设有独立的物料编码机构,或组织专项编码培训班等••。但往往实践证明,相干的履行部门最终还是没有严格按照物料编码的规矩履行,工作也没有达到预想中的效果••。物料编码和企业标准化工作也息息相干,很多企业在推行标准化(模块化设计)工作中,消费了大批的人力和物力,又是抽调骨干队伍,又是收集图纸¶••⊿制定标准,一干就是好几年••。但最后,往往又是无疾而终••。物料编码,是一件简略的事情,但绝对不是一件容易做好的事情;是一件重要且有意义的事情,但绝对不是每家企业都能做好的事情••。

 

一¶••⊿物料编码的功效

 

  物料编码是以简短的文字¶••⊿符号或数字¶••⊿号码来代表物料¶••⊿品名¶••⊿规格或类别及其它有关事项的一种管理工具••。在物料极为单纯¶••⊿物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要,但在物料多到数百种或数千¶••⊿数万种以上的工厂,物料编码就显得格外重要了••。此时,物料的领发¶••⊿验收,请购¶••⊿跟催¶••⊿盘点¶••⊿储存等工作极为频紧,而借着物料编码,使各部门进步效率,各种物料数据传递迅速¶••⊿意见沟通更加容易••。物料编码之功效如下:

 

  1¶••⊿加强物料数据的正确性;  

 

  物料的领发¶••⊿验收¶••⊿请购¶••⊿跟催¶••⊿盘点¶••⊿储存¶••⊿记载等一切物料之运动均有物料编码可以查核,因此物料数据更加正确••。至于一物多名,一名多物或物名错乱之现象不致于产生••。

 

  2¶••⊿进步物料管理的工作效率;  

 

  物料既有系统的排列,以物料编码代替文字的记述,物料管理简便省事,效率因此进步••。

 

  3¶••⊿利于盘算机的管理; 

 

  物料管理在物料编码推行彻底之后,方能进一步利用盘算机作更有效的处理,以达到物料管理之效果••。

 

  4¶••⊿降低物料库存¶••⊿降低成本;  

 

  物料编码利于物料库存量的把持,同时利于呆料的防止,并进步物料管理工作的效率,因此可减轻资金的积存,降低成本••。

 

  5¶••⊿防止物料舞弊事件之产生;  

 

  物料一经编码后,物料记载正确而迅速,物料储存井然有序,可以减少舞弊事件之产生••。

 

  6¶••⊿便于物料之领用;  

 

  库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码••。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便••。

 

  7¶••⊿便于压缩物料的品种¶••⊿规格••。  

 

  对物料进行编码时,可以对某些性能相近或者雷同的物料进行统一¶••⊿合并和简化,压缩物料的品种¶••⊿规格••。

 

二¶••⊿物料编码的误区

 

  图号作为物料编码  

 

  随着信息化的不断推动,当前大部分的中国企业都在应用CAD等赞助设计系统••。由于设计管理规范的请求,每张图纸都会有一个图号,于是大部分的企业直接应用图号作为物料的编码••。但应用图号作为物料编码,会存在如下问题:

 

  1¶••⊿由于技巧部门并不负责原材料的管理,原材料就没有图号;

 

  2¶••⊿图号并不唯一;

 

  很多应用图号作为物料编码的企业,他们一直认为这是比较合理的••。图号能够表述物料的唯一性吗?他们认为:“可以……但是,极个别的不能••。”为什么极个别的不能?同样一张设计图纸,可以应用不锈钢制作,也可以应用镀锌板制作,两种不同的原材料制作出来的产品,我们能够说是一样的吗?但他们的图号确实就是一样的••。

 

  3¶••⊿图号的管理本身不规范;

 

  大部分的研发部门对于图号的编码管理本身就不严谨••。不同的设计人员¶••⊿不同的设计小组遵守的编码规矩并不雷同,导致后续应用图号的混乱,图号作为物料编码就更加不合适了••。因

 

  请求物料编码表述大批的信息

 

  部分企业由于缺乏物料编码的经验,在制定编码规矩的时候,往往盼望制定出一套万能的¶••⊿一见到编码就可以知道物料所有情况的规矩••。包含物料种类¶••⊿属性¶••⊿供给商信息,甚至包含存放仓库的信息••。这些对于编码的过高期望,都是由于没有编码制定经验造成的••。期望越高,扫兴就越大••。编码就是编码,它无法表达其根本无法承载的过多信息••。

 

  把制定编码规矩的工作交给个别人或部门去完成

 

  企业的管理层往往习惯把编码工作交给技巧部门或者某个资深员工来主持完成••。这种做法疏忽了一点,编码真正应用最多的是物料管理部门¶••⊿财务部门,而非制定编码规矩的技巧部门••。制定物料编码,应当联合技巧部门¶••⊿物料管理部门¶••⊿财务门,组成制定团队共同完成••。

 

三¶••⊿物料编码的原则

 

  物料编码必须合乎物料编码的原则,合理的物料编码,必须具备下列基础原则:★简略性 ★分类展开性 ★完整性 ★单一性  ★一贯性  ★可伸缩性  ★组织性 ★适应盘算机管理 ★充分性••。

 

  1¶••⊿简略性   

 

  编码的目标在于将物料化繁为简,便于物料的管理,如果编码过于复杂,则违背了编码之目标••。因切此物料编码在利用文字元号或数字上应力求简略明了,这样可节俭浏览¶••⊿填写¶••⊿抄写的时间与手续,并可减少其中的毛病机会••。

 

  2¶••⊿分类展开性   

 

  物料复杂,物料编码大分类后还要加以细分,如果采用阿拉伯数字十进制,则每段最多只能由十个细分的项目,如果采用英文字母,则每段有26个细分项目,然而细分项目太多,就难于查找,而细分项目太少,则分类展开太慢,分类细分项目通常以五至九个较佳••。例如采用阿拉伯数字十进制,有十八个项目时,其分类展开可以利用下列方法••。

 

  3¶••⊿完整性    

 

  在物料编码时,所有的物料都应有物料编码可归,这样物料编码才干完整••。若有些物料找不到赋予之物料编码,则很显然物料编码缺乏完整性••。   新产品新物料的产生容易损坏物料编码的完整性••。因此每当有新物料产生,即应赋予新的物料编码,并规定新的物料没有编码,采购部门不得从事采购,即使没物料编码的新物料采购进来了,仓库部门或会计部门创造物料订购单缺乏物料编码,即应请采购部门补填物料编码,否则不予入库¶••⊿不予付款••。这样才干确保物料编码的完整性••。

 

  4¶••⊿单一性  

 

  物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料,同一种物料只能找到一个物料编码,而绝无一个物料有数个物料编码,或一个物料编码有数项物料,一般地,只要物料的物理或化学性质有变更¶••⊿只要物料要在仓库中存储¶••⊿就必须为其指定一个编码,举例,如某零件要经过冲压成型¶••⊿钻孔¶••⊿喷漆三道工序才干完成••。如果该物料的三道工序都在同一车间完成,不调换加工单位,即冲压成型后立即进行钻孔,紧接着进行喷漆,中间没有入库¶••⊿出库处理,则该物料可取一个代码••。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成,其次序是冲压¶••⊿入库¶••⊿领料¶••⊿钻孔¶••⊿入库¶••⊿领料¶••⊿喷漆¶••⊿入库,则在库存管理中为了区分该物料的三种状态,必须取不同的物料编码••。例:3000A,3000B,3000C三个编码分辨表现三种不同加工状态的物料••。

 

  5¶••⊿一贯性   

 

75秒赛车   物料编码要统一而有一贯性,如以年限分类为标准时,就应一直沿用下去,在中途不能转变用籍贯或姓氏别来分类,若要这么做必需要分段或分级进行••。

 

  6¶••⊿伸缩性  

 

  物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而产生物料扩大或变动的情况••。预留物料的伸缩余地,并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排,否则他日新物料产生时,就有新物料无号可编的情况••。

 

75秒赛车   7¶••⊿组织性  

 

  物料编码依其编码的系统,作井然有序的组织与排列,以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或数据••。物料编码的组织性,对物料管理可以省掉不必要的麻烦••。

 

  8¶••⊿适应电脑管理  

 

  电脑的利用已经比较普及,因此在编码时必定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短¶••⊿少应用其它符号,如‘#’¶••⊿‘-’¶••⊿‘*’等••。

 

  9¶••⊿充分性  

 

  物料编码所采用的文字¶••⊿记号或数字,必须有足够的数量,以便所组成的个别物料编码,足以代表所有个别物料,以及搪塞将来物料扩大时的实际需要,以免遇有特别物料时无号可编••。否则物料系统被损坏,费时误事••。

 

  10¶••⊿易记性  

 

  在不影响上述九项原则之下,物料编码应选择易于记忆的文字¶••⊿符号或数字,或赋予暗示及联想性••。但这原则是属于次要原则,若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码,仍不失为优良的物料编码••。

 

四¶••⊿物料编码的技巧

 

  1¶••⊿编码规矩需尽可能反响物料大类••。

 

  物料大类可以让我们对物料的类别有一个直接的断定••。比如我们每天都在应用移动电话,如果我们看到139号段的号码,就知道是移动的来电••。大类的划分原则往往是:第一码:产成品¶••⊿半成品¶••⊿原材料¶••⊿辅料¶••⊿低值易耗,重要供财务应用;第二码:真正的类别,根据企业不同的情况具体制定••。

 

  2¶••⊿编码需要长短适中••。 

 

  按照人的记忆习惯,7-13位的编码是比较合理的••。

 

  3¶••⊿尽量不要应用有特别意义的编码••。

 

  很多物料编码的初衷是为了清楚明了地表述物料,如将钢板编码成GB,简略易懂••。但随着物料种类的增长,以GB编码的物料也不再仅限于“钢板”,“钢笔”就以GB命名••。

 

  4¶••⊿避免应用难以交换和差别的字符••。

 

  文字代表了中华民族博大高深的文化,拼音更被誉为世界上最复杂的字符之一••。如果单纯通过拼音字母,如G和J,很大部分人会因为不标准的发音而难以进行区分••。另外,字母L的小写打印出来以后和数字1没有差别,O打印出来后和数字0没有差别等等••。我们在制定编码规矩过程中,要尽量避免应用这些容易产生混杂的字符••。

 

  5¶••⊿不要把可能变动的信息编入编码••。

 

75秒赛车   什么是可能变动的信息?举个最简略的例子,现在很多企业将员工编码规矩定为:部门号+流水码••。笔者认为这是最不合理的编码,员工如果产生人事变动或者岗位变换,编码就无法正确表述其所在部门••。如果员工的人事和岗位变动频繁了,编码反而成为企业的困扰

 

五¶••⊿物料编码如何有效推行

 

  很多企业在消费了大批的人力¶••⊿物力和财力制定出一套科学的¶••⊿合乎企业实际情况的物料编码系统后,就像他们制定的其他厚厚的管理制度文件一样,被锁进了黑暗的文件柜中,仅仅在进行相干质量系统认证时拿出来应用••。当然,有同行过来参观的时候,也会时常拿出来进行夸耀••。

 

  制定完善的物料编码规矩只是物料编码工作的第一步••。如何使制定的编码规矩在企业内部真正得到推行,改良和解决技巧¶••⊿物管¶••⊿财务等部门各自为政¶••⊿多套编码并存¶••⊿多种物料称谓混乱等企业管理问题,才是物料编码工作中最本质性的一步••。有效推行企业的物料编码工作有两种道路:

 

  1¶••⊿实行软件管理系统

 

  实行ERP等信息化软件系统,是在系统中固化物料编码,实现强制推行的最容易也最有效的方法••。ERP系统会按照企业制定的物料编码规矩,主动生成编码••。ERP系统具备的便捷的查询¶••⊿排序等功效,也可以让员工快速体验统一编码带来的效益,进而积极配合编码工作的履行••。合理的编码规矩联合ERP¶••⊿PDM系统中的查询¶••⊿排序功效,对于企业标准化工作的推行会起到直接的积极影响••。

 

75秒赛车   2¶••⊿设定专人负责编码

 

  如果企业尚不具备实行ERP¶••⊿PDM等信息化系统的条件,要实现物料编码规矩的贯彻履行,唯一的措施就是通过制定物料把持流程,设定专人把持物料编码••。在流程的履行过程中,严格遵守物料编码唯一出口原则••。

 

  企业制定出来的物料编码规矩得不到真正有效推行,究其原因,在推行组织机构的设定¶••⊿物料编码流程的履行等方面必定有不到位的处所••。因此设定专人负责物料,不失为有效地措施••。

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